Brevemente
Australian Business Communications se actualizó a partir del 15 de septiembre de 2023 mediante enmiendas a la Ley de Sociedades que permiten que todos los documentos previstos en la Ley se firmen electrónicamente y la mayoría de los documentos se transmitan electrónicamente. Este es un avance bienvenido basado en el progreso gradual en esta área desde mediados de 2020.
Las leyes para la ejecución electrónica de documentos por parte de las empresas, que se establecieron a principios de 2022, no han cambiado.
Contenido
Tomas principales
Los cambios clave incluyen:
- Cualquier documento que se requiera o permita firmar según la Ley de Sociedades Anónimas se puede firmar física o electrónicamente.
- La mayoría de los documentos que la Ley de Sociedades requiere o permite enviar se pueden enviar física o electrónicamente, sujeto a la elección del destinatario sobre cómo recibir los documentos. Sin embargo, las nuevas leyes no se aplican a los documentos enviados a ASIC, ni a los documentos relacionados con la recaudación de fondos corporativos o los servicios financieros; muchos de estos documentos ya se pueden enviar electrónicamente bajo otros acuerdos, pero en otros casos la entrega física aún será necesaria.
- Las adquisiciones y los procedimientos de adquisición obligatoria se facilitan al permitir la entrega electrónica de los documentos pertinentes a los tenedores de los valores objetivo.
- Las reuniones de la Junta pueden ser convocadas o celebradas utilizando cualquier tecnología razonable sin necesidad de aprobación de la Junta (sujeto a la Constitución de la Compañía).
a fondo
el Ley de modificación de las leyes del Tesoro (modernización de las comunicaciones comerciales y otras medidas) de 2023 (Cth) amplía significativamente el sistema anterior que permitía a las empresas firmar y enviar documentos electrónicamente. La mayoría de las enmiendas, incluidas las disposiciones que se analizan a continuación, ya han entrado en vigor.
Este artículo resume algunos de los cambios clave en Ley de Sociedades de 2001 (Alcat) (leyes de empresas) en relación con las comunicaciones, la gobernanza y las transacciones, pero no cubre todo el alcance de las modificaciones previstas en la nueva ley.
Situación anterior
La Ley de Sociedades Anónimas se modificó a principios de 2022 para permitir a las empresas australianas ejecutar documentos en formato electrónico mediante firmas electrónicas. Afortunadamente, las nuevas leyes no afectan este acuerdo y las empresas pueden continuar con la práctica actual de ejecutar contratos y otros documentos electrónicamente.
Sin embargo, todavía hay circunstancias en las que la legislación corporativa exige que las empresas entreguen documentos físicamente, y la capacidad de hacerlo electrónicamente no va más allá de estos requisitos. También había circunstancias en las que la Ley de Sociedades exigía o permitía que el documento fuera firmado por una persona física o jurídica distinta de la empresa, y no permitía expresamente una firma electrónica.
Las enmiendas de 2022 abordaron el problema más común en estas circunstancias, ya que permitieron que los documentos relacionados con las reuniones y las decisiones se firmaran y enviaran electrónicamente, y que los informes financieros anuales se enviaran a los miembros electrónicamente, pero persistían una serie de lagunas.
Documentos electrónicos en general.
Las nuevas leyes cierran muchas de estas lagunas, de modo que ahora es posible firmar electrónicamente todos los documentos previstos en la Ley de Sociedades y enviar documentos adicionales electrónicamente.
firma electronica: Cualquier documento que se requiera o permita firmar según la Ley de Sociedades ahora se puede firmar física o electrónicamente. Esto continúa permitiendo a las empresas ejecutar contratos y otros documentos electrónicamente según lo permitido por las Secciones 126 y 127 de la Ley de Sociedades. Además, se permite expresamente la firma electrónica para otros documentos que requieran firma como informes anuales y declaraciones de directores y requisitos legales de acreedores.
Una firma electrónica seguirá requiriendo un medio para indicar la identidad y la intención del firmante en el que se pueda confiar adecuadamente dadas las circunstancias. En la mayoría de las circunstancias, este requisito se puede cumplir fácilmente mediante varios métodos que ya son populares en el mercado, incluido el uso de firmas escaneadas o una plataforma en línea como DocuSign.
Entrega electrónicaLa mayoría de los documentos que la Ley de Sociedades exige o permite enviar se pueden enviar ahora física o electrónicamente (ya sea que la Ley utilice la palabra “enviar” o una palabra similar como “dar”, “servir” o “enviar”). En particular, esto no se aplica a los documentos enviados hacia o desde la ASIC o el Registrador, ni a los documentos enviados según el Capítulo 6D (recaudación de fondos) o el Capítulo 7 (servicios financieros y, por ejemplo, disposiciones relacionadas con certificados y transferencias de acciones). Se aplica a una amplia gama de documentos, como el consentimiento de los directores y fideicomisarios para actuar, copias de los estatutos proporcionadas a los miembros y documentos de adquisición enviados a los tenedores de valores objetivo (ver más abajo). Ya era común que algunos de estos documentos, como el consentimiento para actuar, fueran firmados y/o entregados electrónicamente, pero las nuevas leyes eliminan cualquier duda sobre si esto es cierto.
Respecto a los documentos que pueden enviarse electrónicamente, la Ley de Sociedades Anónimas conserva las disposiciones vigentes que:
- El documento puede enviarse física, electrónicamente o enviando información suficiente al destinatario (física o electrónicamente, por ejemplo en una carta, “postal” o por correo electrónico) para permitirle acceder al documento electrónicamente;
- Los accionistas de la empresa y los miembros de otras entidades podrán optar por recibir los documentos de forma física o electrónica; Y
- Los informes financieros anuales se pueden entregar a los miembros poniéndolos a disposición en un sitio web.
Para los documentos que se pueden firmar electrónicamente pero que no se pueden enviar electrónicamente, generalmente debería ser aceptable imprimir físicamente y enviar el documento firmado electrónicamente.
Residencias ASIC
Ya era posible enviar muchos documentos electrónicamente a la ASIC (a través del portal regulatorio de la ASIC o bajo su protocolo de presentación electrónica) y las nuevas leyes no amplían el alcance de los documentos que pueden presentarse de esta manera. Como se señaló anteriormente, el Sistema Ampliado de Entrega Electrónica excluye expresamente los documentos enviados a ASIC. Además, las enmiendas aclaran que la ASIC puede negarse a recibir o registrar un documento que no cumpla con los requisitos de presentación establecidos en la Ley de Sociedades Anónimas. Sin embargo, la ley aún establece que si se cumplen estos requisitos de presentación, ASIC no puede rechazar un documento firmado electrónicamente basándose en que no ha sido firmado efectivamente.
Documentos de adquisición
Las nuevas leyes son especialmente bienvenidas en el ámbito de las ofertas públicas de adquisición y los procedimientos de adquisición obligatorios, ya que permiten a los postores y a las empresas objetivo enviar documentos electrónicamente a los tenedores de valores en la región objetivo. Como resultado, también se han realizado una serie de cambios relacionados, que incluyen:
- Plazo de entrega: Las nuevas disposiciones especifican el momento en el que se considera enviado un documento, en función del método de entrega. Esto puede ser importante dados los estrictos requisitos de tiempo para algunos aspectos del proceso de adquisición.
- Detalles del propietario del valor: El requisito anterior a los efectos de proporcionar detalles de los titulares de valores relevantes a un postor se ha ampliado para incluir su dirección de correo electrónico y cualquier elección que hayan hecho para recibir los documentos relevantes física o electrónicamente. Se aplican sanciones importantes si esta información se utiliza o divulga para fines no relacionados.
- Elecciones de titulares de valores: El tenedor del valor objetivo puede optar por recibir documentos del oferente ya sea física o electrónicamente, notificándolo al oferente. De manera más práctica, si el tenedor del valor objetivo ya ha informado al objetivo de la elección en relación con los documentos relevantes, y el objetivo informa al oferente de esa elección (como se indicó anteriormente), esa elección también se aplica a los documentos enviados por el oferente.
En relación con los planes de arreglos, los folletos del plan ya se pueden enviar electrónicamente a los tenedores de valores según las disposiciones actuales para los documentos relacionados con las reuniones, y esto sigue estando permitido según las nuevas leyes (refiriéndose en su lugar a los documentos enviados bajo el Capítulo 5 de la Ley de Sociedades). ).
Como se mencionó, el nuevo sistema de entrega electrónica no cubre la presentación de documentos de adquisición y esquema ante la ASIC, pero estos documentos pueden continuar presentándose en línea a través del portal regulatorio de la ASIC. Las presentaciones judiciales aún deberán cumplir con los requisitos pertinentes.
Reuniones de directores
Anteriormente, el derecho de sociedades permitía que las reuniones de directores se convocaran o celebraran utilizando cualquier técnica acordada por todos los directores. En cambio, las nuevas leyes permiten el uso de cualquier tecnología razonable, incluidas reuniones de directores completamente virtuales, sin necesidad de la aprobación del director. Sin embargo, los estatutos de empresas que reflejan la antigua disposición de la Ley de Sociedades pueden seguir imponiendo un requisito de consentimiento y pueden beneficiarse de una enmienda si dichas disposiciones son inapropiadas en la práctica.
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